La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un dispositif légal en place depuis plusieurs années, qui a transformé la gestion administrative des entreprises en simplifiant les démarches et en réduisant les coûts. Les agences d’intérim doivent aussi se conformer à cette déclaration pour s’assurer du respect de leurs obligations légales.
1. Qu’est-ce que la Déclaration Sociale Nominative ?
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est une formalité administrative obligatoire pour toutes les entreprises françaises, y compris celles opérant dans le secteur de l’intérim. Elle vise à remplacer et simplifier les différentes déclarations sociales en les regroupant au sein d’un même document, transmis mensuellement par voie électronique aux organismes sociaux.
2. Objectifs de la DSN en intérim
Dans le domaine de l’intérim, la mise en place de la DSN répond à plusieurs objectifs :
- Optimiser et sécuriser la transmission des données sociales entre les agences d’intérim et les organismes destinataires
- Rationaliser et simplifier les processus administratifs liés à la paie et la gestion des salariés intérimaires
- Améliorer la qualité des informations transmises, afin de garantir une meilleure protection sociale aux travailleurs temporaires
- Faciliter le contrôle par les administrations compétentes, pour assurer le respect des droits et obligations des parties prenantes.
3. Contenu de la Déclaration Sociale Nominative en intérim
La DSN en intérim doit contenir un ensemble d’informations précises relatives à l’entreprise et aux salariés temporairement employés :
- Les informations nominatives sur les travailleurs intérimaires (état civil, numéro de sécurité sociale, adresse, etc.)
- Les données relatives à l’emploi et aux contrats de mission des salariés intérimaires (durée, période, motif, etc.)
- La rémunération brute mensuelle versée à chaque salarié intérimaire, incluant les primes, indemnités ou avantages en nature éventuels
- Les cotisations sociales, patronales et salariales, liées aux sommes versées aux travailleurs temporaires
4. Les organismes destinataires
Les données transmises dans le cadre de la DSN en intérim sont adressées aux différents organismes qui gèrent la protection sociale des travailleurs temporaires, tels que :
- L’Urssaf pour le recouvrement des cotisations sociales
- Les caisses de retraite complémentaire (Agirc-Arrco)
- Les organismes de prévoyance
- Les mutuelles d’entreprise
- Pôle emploi pour les indemnités chômage
5. Les délais et fréquence de déclaration
La DSN en intérim doit être établie et transmise mensuellement, dans un calendrier précis et en respectant des délais qui varient selon la taille de l’entreprise :
- Entreprise de moins de 50 salariés : 5 jours ouvrables après la date de clôture de paie
- Entreprise de 50 à 300 salariés : 3 jours ouvrables après la date de clôture de paie
- Entreprise de plus de 300 salariés : 1 jour ouvrable après la date de clôture de paie
En cas de retard ou d’omission, des pénalités financières sont prévues par la législation.
6. La responsabilité de l’agence d’intérim
L’établissement et la transmission de la DSN en intérim relèvent de la responsabilité exclusive de l’agence d’intérim, qui est également tenue de mettre à jour ses fichiers et bases de données régulièrement, afin de garantir la justesse et la fiabilité des informations communiquées aux organismes sociaux.
7. Les outils informatiques nécessaires
Pour réaliser une DSN en intérim conforme aux exigences légales, les agences d’intérim doivent disposer d’un logiciel de paie et de gestion des intérimaires, compatible avec les normes techniques en vigueur pour la production électronique des déclarations sociales.
8. La confidentialité et la protection des données
Comme toute déclaration contenant des informations personnelles et financières sensibles, la DSN en intérim doit être réalisée dans le respect de la confidentialité des données et des exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Les mesures de sécurité à mettre en place
Pour assurer la sécurisation de la transmission, les agences d’intérim doivent mettre en œuvre des mesures appropriées telles que :
- L’utilisation d’un certificat électronique pour l’échange de données avec les organismes sociaux
- La mise en place de procédures internes permettant d’identifier et gérer les risques liés à la protection des données
9. Les avantages pour les travailleurs intérimaires
La généralisation de la DSN en intérim présente également des bénéfices pour les salariés temporaires qui peuvent ainsi bénéficier d’une meilleure prise en charge de leurs droits sociaux et une simplification des démarches en cas de changement d’employeur ou de situation professionnelle.
10. Les ressources disponibles pour accompagner les agences d’intérim
Pour aider les entreprises à maîtriser la DSN et mettre en oeuvre les bonnes pratiques, plusieurs organismes proposent des ressources et conseils utiles :
- Le site internet officiel de la DSN : www.dsn-info.fr
- L’Urssaf pour les questions relatives aux cotisations sociales
- Pôle emploi pour les démarches liées à l’activité intérimaire
- Les éditeurs de logiciels de gestion du personnel et de paie, qui proposent souvent des formations sur la DSN en intérim.
Au-delà de l’obligation légale, la DSN en intérim est une opportunité pour les entreprises du secteur temporaire d’améliorer leur fonctionnement interne et de renforcer la qualité de leurs relations avec les travailleurs temporaires et les organismes sociaux. En maîtrisant les 10 points clés présentés dans cet article, les agences d’intérim gagnent en sérénité et en performance alors que la simplification administrative continue de faire ses preuves.