La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une étape incontournable pour tout employeur avant d’accueillir un nouveau salarié dans son entreprise. Cette démarche administrative permet de formaliser le début de la relation de travail et de s’assurer que certaines obligations légales sont prises en compte par l’entreprise.
1. Qu’est-ce que la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ?
La DPAE est une formalité obligatoire instaurée par la loi française afin de garantir le respect des droits sociaux du salarié dans le cadre de la relation de travail. Elle a également pour but de faciliter les démarches administratives de l’employeur vis-à-vis des organismes sociaux compétents.
2. À quoi sert la DPAE ?
La DPAE a plusieurs objectifs :
- Permettre l’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale;
- Aider à la prévention contre le travail dissimulé et les fraudes aux cotisations sociales;
- S’assurer du respect des obligations de l’employeur en matière d’hygiène, de sécurité et de droit social, notamment la visite médicale d’embauche;
- Faciliter le versement et le calcul des cotisations sociales et contributions par l’employeur.
3. Qui est concerné par la DPAE ?
Tout employeur du secteur privé, qu’il s’agisse d’une entreprise ou d’un particulier, doit effectuer une déclaration préalable à l’embauche pour chaque salarié en contrat à durée indéterminée (CDI), contrat à durée déterminée (CDD) ou contrat de travail temporaire.
Exceptions à la règle
La DPAE n’est pas exigée dans certains cas spécifiques, tels que :
- Les stagiaires;
- Les contrats d’apprentissage;
- Les contrats de professionnalisation;
- Les emplois à domicile rémunérés par chèque emploi-service universel (CESU).
4. Quand réaliser la DPAE ?
La déclaration préalable à l’embauche doit être réalisée au plus tard 8 jours avant la date d’embauche du nouveau salarié. Il est important de respecter ce délai, car l’absence ou le retard dans la déclaration peut entraîner des sanctions pour l’employeur.
5. Comment effectuer la DPAE ?
La DPAE peut être réalisée :
- En ligne sur le site de l’Urssaf ou de la MSA, selon le secteur d’activité;
- Par courrier en recommandé avec accusé de réception ou par fax auprès des services de l’Urssaf ou de la MSA;
- Sur place dans les locaux de ces organismes.
Quelle que soit la méthode choisie, l’employeur doit fournir un certain nombre d’informations concernant l’entreprise et le futur salarié (identité, numéro de Sécurité sociale, emploi occupé, etc.).
6. Quels documents utiliser pour réaliser la DPAE ?
L’employeur peut effectuer la DPAE en utilisant différents supports :
- Le formulaire Cerfa n°12063*02 « Déclaration préalable à l’embauche » pour une déclaration papier;
- Un logiciel de paie compatible DUE ou DPAE pour une transmission électronique;
- La plateforme en ligne de la MSA ou de l’Urssaf, qui propose un formulaire intégré pour saisir les informations demandées.
7. La confirmation de la prise en compte de la DPAE
Une fois la déclaration envoyée à l’organisme compétent, l’employeur reçoit une attestation de prise en compte de la DPAE, généralement sous forme électronique. Cette attestation doit être conservée car elle justifie du respect des obligations légales de l’employeur et sert également lors de l’adhésion aux différentes caisses de cotisations sociales obligatoires (retraite, prévoyance, etc.).
8. Les sanctions en cas d’absence ou de retard dans la DPAE
L’absence de déclaration ou un retard peut entraîner :
- Une amende administrative pouvant aller jusqu’à 1 500 euros par salarié non déclaré;
- Un redressement pour travail dissimulé en cas d’absence répétée de déclarations;
- Une exclusion temporaire des marchés publics.
En cas d’accident du travail, l’employeur qui n’a pas effectué la DPAE est redevable d’une contribution forfaitaire de prise en charge des frais médicaux pour chaque accident concernant un salarié non déclaré.
9. La relation entre la DPAE et la visite médicale d’embauche
La réalisation de la DPAE permet également d’organiser la visite médicale d’embauche, obligatoire pour certains postes à risque ou avec des contraintes spécifiques. L’attestation de prise en compte de la DPAE sert de justificatif lors de la convocation du salarié à cette visite auprès du médecin du travail.
10. Autres démarches liées à la DPAE
En plus de la DPAE, l’employeur doit accomplir certaines autres formalités lors de l’accueil d’un nouveau salarié, telles que :
- L’inscription sur le registre unique du personnel (RUP);
- La délivrance d’un contrat de travail écrit;
- L’affiliation aux organismes de protection sociale complémentaire (prévoyance, mutuelle, etc.).
En résumé, la Déclaration préalable à l’embauche est une étape fondamentale dans le processus d’embauche d’un salarié en France. Elle permet de s’assurer du respect des droits sociaux et des obligations légales par l’employeur, tout en facilitant les démarches administratives nécessaires.