Pour garantir un service de qualité, la performance d’un restaurant repose sur une gestion efficace du personnel. La planification des horaires de travail des équipes est pourtant un défi de taille dans un secteur très touché par les imprévus et les horaires atypiques. Découvrez quelques outils et astuces pour faciliter la gestion des plannings en restauration.
Les enjeux de la planification en restauration
La gestion du planning du personnel est un acte stratégique de gestion des ressources humaines. En restauration, il en va de la fluidité du service et de la motivation des équipes.
Gérer des plannings dans un secteur exigeant
En hôtellerie-restauration, chaque minute compte. Le dynamisme est un véritable moteur, mais peut aussi se transformer en contrainte, et la gestion du temps devient un défi de grande ampleur. Plusieurs éléments spécifiques à ce secteur sont à prendre en compte, ce qui complique la tâche des gestionnaires :
- Les horaires variables et atypiques (journée fractionnée, travail le week-end et les jours fériés…) ;
- Les types de contrat (salarié ou intérimaire, à temps plein ou à temps partiel).
À cela, s’ajoutent les impératifs légaux à appliquer, notamment ceux de la convention collective HCR, qui réglementent les heures consécutives de temps de repos, ou encore les durées maximales de temps de travail.
Conséquences d’une mauvaise gestion
Dans un secteur exigeant comme la restauration, la gestion de planning ne s’improvise pas. Une planification hasardeuse peut avoir des conséquences désastreuses sur la cohésion des équipes et sur la qualité du service en salle ou en cuisine.
La répercussion immédiate d’un planning de restaurant inadapté est l’explosion des heures supplémentaires, et donc de la fatigue et de la frustration du personnel. Ce mécontentement met en péril l’équilibre du restaurant, avec une fidélité en baisse du côté des salariés, et une image de marque en berne du côté des clients.
Les principales erreurs à éviter dans la gestion du planning
Anticiper les imprévus et les erreurs potentielles est la clé d’une bonne organisation. La gestion en restauration nécessite d’être vigilant sur plusieurs points.
Sous-estimer les pics d’activité ou les imprévus
Sous-estimer les pics d’activité est l’erreur principale dans la gestion d’un planning. Qu’il s’agisse d’un événement imprévu ou de la gestion des réservations pour un week-end intense, il est essentiel d’anticiper pour garantir un effectif suffisant. De la même manière, surestimer le besoin en personnel peut se traduire par des coûts élevés et inutiles qui peuvent mettre en péril la structure.
Omettre de consulter les disponibilités et contraintes des employés
Un bon manager doit être à l’écoute de son équipe de restaurant. Il est impératif de tenir compte de la disponibilité des employés et de connaître leurs contraintes personnelles (transport, garde d’enfant, études…) pour envisager une bonne gestion de planning. Pour éviter des absences, des retards, ou une baisse de motivation, un manager doit régulièrement se tenir informé auprès de son personnel.
Ne pas anticiper les heures supplémentaires et les heures consécutives
La convention HCR est stricte en matière de gestion des heures. Pour chaque employé, des règles sont à appliquer. Les professionnels ne peuvent donc pas enchaîner trop d’heures consécutives de travail ou faire trop d’heures supplémentaires. Des limites sont imposées pour éviter l’épuisement. Ne pas anticiper ces exigences met en péril la stabilité du service et la fidélité du personnel, tout en exposant le restaurant à des risques juridiques.
Mauvaise communication interne et modifications de dernière minute
Le personnel en restauration travaille souvent dans des conditions stressantes et exigeantes. Le respect et l’écoute sont donc essentiels pour éviter les frustrations. Un manque de communication interne ou des modifications de planning de dernière minute sont autant d’éléments qui fragilisent l’équipe et créent des tensions. Les professionnels ont besoin d’une meilleure visibilité en temps réel pour s’organiser, et une communication claire est primordiale pour que chacun se sente écouté.
Outils & méthodes pour une gestion efficace du planning
L’ère des tableaux en papier et des tableurs Excel est révolue. Aujourd’hui, les nouvelles technologies permettent une planification rapide et fiable des différents postes.
Tableur ou tableau papier : limites et bonnes pratiques
Les tableurs sont des outils de gestion du temps assez rudimentaires. Même s’ils peuvent dépanner les petites structures, la saisie manuelle reste compliquée et représente une source d’erreurs importante. La gestion quotidienne du personnel sur feuille volante n’est plus envisageable dès lors que l’équipe s’agrandit. L’outil montre rapidement ses faiblesses : pas de mise à jour en temps réel des plannings, pas de centralisation des demandes de congés…
Logiciel de planning ou application dédiée : des atouts pour une gestion en temps réel
Une application ou un logiciel de planning dédié est la solution idéale pour une planification rapide et fiable. Ces outils de gestion des horaires automatisent bien des actions et s’assurent de la conformité à la convention collective HCR. Ces solutions numériques présentent bien des avantages :
- Une gestion centralisée des demandes de congés ;
- Le calcul automatique et en temps réel des heures hebdomadaires ;
- Les notifications instantanées en cas de modification de planning ;
- L’accès en temps réel à l’emploi du temps pour chaque employé ;
- La possibilité d’éviter les blocs de temps trop lourds ou mal répartis.
Intégration avec les autres outils : gestion RH, paie, réservations, stocks…
L’atout d’un bon logiciel de gestion HCR est sa capacité à intégrer plusieurs outils du même secteur. Ainsi, les meilleures plateformes s’assurent de la gestion des plannings, mais aussi de la gestion de paie, de la gestion des réservations, ou encore de la gestion des stocks.
Ces outils centralisent tous les essentiels d’un restaurant, facilitant une gestion optimale de l’ensemble du service.
Étapes pour construire un planning fiable
La construction d’un planning fiable qui permettra de pouvoir compter sur une équipe performante n’est pas chose aisée. Pourtant, quelques étapes simples peuvent contribuer à la réussite d’un projet.
- Étape 1 : recueillir les contraintes des employés ;
- Étape 2 : estimer les besoins par service (cuisine, service en salle, plonge…) et anticiper les fluctuations prévisibles d’activité ;
- Étape 3 : planifier les horaires en blocs de temps, respecter les exigences en termes de temps de repos et éviter les heures consécutives excessives ;
- Étape 4 : prévoir des remplaçants ou des intérimaires pour pallier les absences, en expliquant à l’avance vos besoins potentiels à une agence d’intérim spécialisée ;
- Étape 5 : transmettre le planning suffisamment à l’avance et communiquer clairement sur les potentiels ajustements de dernière minute ;
- Étape 6 : former les managers et responsables à l’outil de planning pour garantir une gestion des équipes pérenne et homogène.
Le rôle d’une agence d’intérim spécialisée comme Adaptel
Une agence d’intérim spécialisée en hôtellerie-restauration comme Adaptel permet de prendre en charge la gestion du personnel d’appoint. En cas d’imprévu et de besoins ponctuels, elle saura vous décharger en devenant un levier RH stratégique.
La réactivité d’une agence spécialisée
L’atout de taille d’Adaptel est sa connaissance parfaite du secteur de la restauration. En cas de pic d’activité ou d’absence imprévue, l’équipe se mobilise pour trouver une solution en temps réel en s’appuyant sur son vivier de talents à disposition.
Un gain de temps considérable pour les restaurateurs
Plutôt que de passer des heures à modifier les plannings ou à tenter de recruter un professionnel, Adaptel se charge de tout le processus. Cela permet de se concentrer sur la gestion du restaurant.
Une meilleure visibilité et moins d’erreurs
Le cœur de métier d’Adaptel est de recruter des intérimaires de la restauration, afin de répondre à des besoins plus ou moins urgents. En confiant votre demande à l’agence d’intérim, vous évitez les erreurs tout en vous assurant une meilleure visibilité sur les ressources disponibles.
Un partenaire fiable pour des équipes performantes
Adaptel connaît les exigences du secteur HCR. C’est pour cela qu’elle s’assure de trouver des profils qui correspondent parfaitement à vos attentes. Le processus de recrutement passe par une vérification minutieuse des compétences et expériences, afin que l’intégration soit rapide et efficace.
Maîtriser la gestion des plannings est essentiel pour un restaurant. Utilisez les bons outils de gestion et entourez-vous d’experts. Pour une planification rapide, une gestion du temps simplifiée et des équipes qualifiées en cas d’urgence, faites confiance à l’expertise Adaptel.